Mit SAP Cloud ALM vom Prozessumfang zum Anforderungs-Backlog
Für zukünftige SAP Einführungs- und Migrationsprojekte ist die Strategie von SAP klar definiert: Das geht effizient und nachhaltig mit SAP Cloud ALM! Diese Meinung teilt blue.works ebenfalls. Aus diesem Grund beleuchtet der nachfolgende Blog wie man das Anforderungs-Backlog für ein Projekt erstellt und transparent in SAP Cloud ALM abbildet.
Das Beispiel: Transformationsprojekt für S/4HANA private Edition
Die nachfolgenden Erklärungen gehen von einem S/4HANA Transformationsprojekt aus, nicht genau spezifiziert ob on-premise, private oder public Cloud, wobei eher angelehnt an on-premise oder private Cloud. Der Blog geht davon aus, dass ein Projekt in SAP Cloud ALM bereits angelegt ist. Was dafür alles zu beachten ist, wird in einem späteren Blogpost detailliert beschreiben – seien Sie also gespannt. Zeitlich gesehen, befinden wir uns in der SAP Activate Methodologie am Ende der Prepare-Phase, im Übergang zu und in der Explore-Phase.
Begriffsklärung
Um die Verwirrung sogleich zu Beginn aus dem Weg zu schaffen, werden ein paar Begriffe klar definiert:
- Projekt
- Umfang
- Lösungsszenario
- Geschäftsprozesse vs Lösungsprozesse
- Fit to Standard vs Fit / Gap Workshops
Projekt
Ein Projekt umfasst das gesamte Vorhaben des Transformationsprojektes inkl. das Aufnehmen von Anforderungen, priorisieren, abarbeiten, umsetzen und testen, sowie auch die Projektführungsaufgaben. Eine Projekt kann einen oder mehrere Umfänge enthalten.
Umfang
Ein Umfang unterteilt das Projekt in logische Einheiten wie bspw. Module (Finanzen, Einkauf, Verkauf, Produktion). Ein Umfang enthält ein oder mehrere Lösungsszenarien und bildet die erste Ebene wie die Lösungsprozesse gefiltert werden können.
Lösungsszenario
Ein solches Lösungsszenario beinhaltet alle Lösungsprozesse, welche im SAP Standard zur Verfügung stehen. Dies bedeutet, dass in einem gewählten Szenario für ein S/4HANA Transformationsprojekt von Finanz- über Einkaufs- bis Produktionsprozesse alles vorhanden ist. Sogar noch einen Schritt weiter, alle Prozesse für jede Länder- oder Region – spezifische Ausprägung.
Geschäftsprozesse vs Lösungsprozesse
Geschäftsprozesse sind betriebswirtschaftliche Abläufe, welche von Geschäftsbereichen definiert wurden, ohne speziellen Fokus auf IT-Systeme. Lösungsprozesse sind konkrete Umsetzungen von Geschäftsprozessen in IT-Systemen, wie bspw. ein Geschäftsprozess abgebildet in einem SAP S/4HANA ERP System.
Somit gilt:
Abläufe von betriebswirtschaftlichen Aktivitäten = Geschäftsprozess
Abläufe von betriebswirtschaftlichen Aktivitäten + Umsetzung im IT-System aus Sicht der IT = Lösungsprozess
Fit to standard vs Fit/Gap Workshops
Beide Arten von Workshops haben grundsätzlich das Ziel, zu identifizieren, ob ein Geschäftsprozess eines Unternehmens in einem SAP System so abgebildet werden kann, wie es SAP als Standard im System vorsieht. Falls ja, entsteht ein sogenannter «fit», falls nein entsteht ein sogenannter «gap». Hierbei legen Fit to Standard Workshops vermehrt das Gewicht auf die Frage: «Warum nicht Standard?» und verfolgen die «Clean Core» Strategie von SAP. Fit / Gap – Workshops konzentrieren sich eher darauf explizit solche «gaps» zu finden.
Prozessumfang anlegen / Lösungsszenario auswählen
Nachdem ein Projekt in Cloud ALM angelegt wurde, geht es darum dem Projekt aus Lösungsprozesssicht Inhalt zuzuweisen. Dafür benötigt Cloud ALM pro Projekt die Umfänge. Fokus dieses Blogs ist nicht, wie die Umfänge strukturiert werden sollten. Hierzu bietet SAP zwei Werkzeuge die hier kurz gelistet aber nicht vertieft werden:
- SAP Readiness Check
- SAP Business Transformation Center und Digital Blueprint
Über die Kachel “Umfänge verwalten» in Cloud ALM gelangt man zu den Umfängen. Man beachte die Filteroptionen, hier sollte sogleich nach dem gewünschten Projekt gefiltert werden. Ein Umfang ist rasch angelegt und benötigt nur einen Titel und einen Beschrieb. Bei sehr vielen Umfängen, können diese mittel einer Excel Datei hochgeladen werden. Um nun von den Best Practice Prozessen von SAP zu profitieren, sollte ein Lösungsszenario ausgewählt werden. In unserem Beispiel sind wir mal davon ausgegangen, dass es sich um ein S/4HANA Transformationssprojekt handelt.
Den Schalter «aktiviert» und bereits ist das Szenario ausgewählt. Aber: Speichern nicht vergessen.
Erkenntnis: Davon ausgegangen, dass zwei Umfänge (Einkauf, Produktion) angelegt wurden und sich das oben gezeigte Projekt nur auf ein S/4HANA ERP fokussiert, so muss für jeden Umfang das gleiche Lösungsszenario ausgewählt werden.
Prozessumfänge ermitteln
Nach der Erstellung der Umfänge und der Auswahl der Lösungsszenarien kann die Prozessumfangsermittlung gestartet werden. Einfach erklärt, ist es nun notwendig innerhalb eines Umfangs genau zu definieren welche Lösungsprozesse für den Umfang relevant sind. Denn wie bereits erwähnt, enthält ein Lösungsszenario alle für das Szenario relevanten Lösungsprozessen inklusive der regionalen Ausprägungen.
Wiederum gilt es den Schalter zu aktivieren, um den gewünschten Lösungsprozess auszuwählen.
Erkenntnis: Man kann sich wundern, warum im gezeigten Bild die Liste für ein und denselben Lösungsprozess so lang ist. Ein Hinweis darauf gibt die letzte Spalte in der Liste. Diese zeigt die verfügbaren regionalen Ausprägungen. Hier empfiehlt es sich in den Filter – Optionen auch nach der gewünschten Region zu filtern.
Speichern nicht vergessen.
Nach abgeschlossener Prozessumfangsermittlung ist das Projekt bereit, um es in die nächste SAP Activate Phase, die Explore-Phase, zu wechseln.
Fit to Standard – Workshop
Die Durchführung eines Fit to Standard Workshop sollte gemäss der SAP Activate Methode in die folgenden Schritte unterteilt sein:
Um dem Ziel für diesen Blog näher zu kommen, nämlich wie man zum Anforderungs-Backlog kommt, werden hier nur Schritte 4 und 5 etwas näher betrachtet. Dass es bei einer Abweichung vom Standard Prozess (Schritt 5) einer Anforderung bedarf ist einleuchtend. Allerdings benötigt es auch beim Schritt 4, also bei einem «fit», eine Entität, in welcher die Umsetzung des «fits» aufgenommen wird. Diese nimmt auf wie der Standard Prozess kundenspezifisch im System eingerichtet werden muss, also wie das customizing auszusehen hat. Dies kann entweder über eine Anforderung oder direkt über eine User Story geschehen. Je nach Komplexität und Projekt-Setup.
Im Requirements – Management des Solution Managers gibt es für die erfassten Anforderungen die Kategorien GAP, WRICEF, FIT und Non-Functional. Diese gibt es so in Cloud ALM nicht. Es ist in Cloud ALM auf den ersten Blick also schwieriger die Anforderung auseinander zu halten. Aber genau dafür, bietet SAP Cloud ALM die Schlüsselworte (auch Tags genannt) an. Diese machen eine Klassifizierung der Anforderungen möglich. Schlüsselworte können eigenhändig neu angelegt werden. Innerhalb der Anforderungen kann auch nach den Schlüsselwörtern gefiltert werden. Dies bietet eine Möglichkeit, Anforderungen auf eine flexible Art zu gruppieren. Wie man separate, grössere Dokumentationen für die Anforderungen anlegt, wird ebenfalls in einem weiteren Blogpost beschrieben.
Anforderungs-Backlog
Nach Abschluss des Fit to Standard Workshops ist das Anforderungs-Backlog bereit für die Übergabe. Dabei ist das Anforderungs-Backlog die Summe aller genehmigten Anforderungen. Zudem bietet es sich an, diese Anforderungen in den Status «In Realisierung» zu setzen und diese der Phase «Explore» zuzuweisen. In einem agilen Projektumfeld geht gehen die Anforderungen in die Verantwortlichkeit des Product Owners über. In einem klassischen Wasserfallprojekt ist die Projektleitung für die weitere Bearbeitung verantwortlich.
Zusammengefasst bietet SAP Cloud ALM eine klare und effiziente Strategie um generell SAP Activate von der Theorie in die Praxis zu bringen. Mit SAP Cloud ALM, mit SAP Activate, mit dem vordefinierten Best-Practice Inhalt von SAP und auch dem Fit to Standard Ansatz werden S/4HANA Tranformationen effizienter und transparenter und müssen nicht auf «weissem Papier» beginnen. Der strukturierte Ansatz zur Erstellung eines Anforderungs-Backlogs, wie im Blog erläutert, unterstreicht die Bedeutung einer sorgfältigen Planung und Umsetzung der Workshops. Behalten Sie die wichtigen Schritte im Blick und freuen Sie sich auf zukünftige Blogposts, die Ihr Projekt zum Erfolg führen werden.